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电子会计档案的特性:档案调用方便及时
纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理,会计档案电算化软件去哪买,并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供线索,然后再进行查找,过程复杂、烦琐。而电子档案的整理方面,会计档案电算化软件,由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,可以根据不同的需要,利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类,所以电子文件的整理在归档前就由各单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件处于一种有序状态,并对电子文件进行了分类和编号,组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件,即电子档案其整理工作主要就是组盘,按一定规律,将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或移动硬盘等载体上,也就是整理接收来的软盘、光盘和移动硬盘,可以有效缩短整理时间,节约成本,大大提高工作效率。
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完善各项管理制度
建立严格的借用手续制度
查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管**、财务部门负责人批准。
建立电算化档案定期备份制度
电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,会计档案电算化软件多少钱,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。
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