1.目的:
记录FSC-COC系统执行过程中以及FSC-COC运行活动的重要信息,作为体系改善和追溯的依据,并据以衡量系统运作及FSC-COC运行提供有效性及符合性。
2.范围:
用于FSC-COC系统有效运作的信息记录。
3.权责:
3.1规范记录收集的表格格式:文控
3.2记录分类、归档、保存与销毁:各相关部门
3.3公司外借人员调阅记录的核准:由管理者代表核准.
4.定义:无
5.作业内容:
5.1凡有关文件的制定者,应依本程序的规定,规划有关作为日后追溯及衡量系统有效运作的记录,各相关单位应对记录编制索引文件,并按表格性质(如:时间,客户类别或供货商类别等)分类归档保存。
5.2表格规划:
5.2.1相关文件的制定者,应依记录种类的要求,在文件中规划表格格式,以记录有关的信息。
5.2.2规划表格时,应赋予表格适切的名称,以让使用者能够掌握表格记录信息的种类。
5.2.3表格应依《文件管理程序》的编码规则,赋予表格的表格编号,公司记录均列入《FSC记录清单》。
5.3记录填写
5.3.1记录填写时应力求清晰,避免潦草。
5.3.2如记录过程中需要更改时,则由记录人签名或盖章确认。
5.4记录的保存
5.4.1记录的保存单位,应依记录的性质或时间分类归档保存。
5.4.2当记录须装箱储存时,在外箱上写上箱内记录的名称与记录时间存放,记录保存时,应考虑储存环境,记录的性质(如磁盘)与重要性,避免记录的损坏,变质与遗失。
5.5记录的调阅
5.5.1非职务上需要,记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录。
5.5.2当公司外界人员须调阅记录时,应由管理者代表或副管理者代表同意,方可借阅或复印。
5.6记录的销毁
5.6.1记录**过保存期,由保存单位销毁过期无效的记录。
5.6.2相关文件的制作者,应在规划表格时,规定记录的保存期限,FSC体系相关记录保存期至少五年。
5.6.3记录销毁:各单位记录**过保存期,应管理者代表批准后才可以进行销毁作业。
FSC-STD-40-004是所有CoC认证组织适用的主要标准,根据组织的证书范围,组织可能还需要结合表A中的补充标准进行认证。
下面列出的文件可以作为FSC-STD-40-004适用的补充标准和其他规范性文件。没有日期的参考文献,使用参考文本新的版本(包括修订版)。
适用于CoC证书持有者的FSC规范性文件
FSC-STD-40-004 产销链认证标准
FSC-STD-40-004a FSC 产品分类标准 (FSC-STD-40-004的补充标准)
FSC-DIR-40-004 FSC产销链指令
FSC-POL-01-004 FSC与组织联合政策
补充的规范性文件 (按照证书的范围适用) 活动 适用的规范性文件
联合或者多地点认证
FSC-STD-40-003 多个地址的产销链认证
采购受控木材
FSC-STD-40-005 采购受控木材的要求
FSC-DIR-40-005 FSC受控木材指令
采购回收材料
FSC产品组合和FSC认证项目中使用回收材料的标准
FSC 商标使用
FSC-STD-50-001证书持有者使用FSC商标的要求
建立信用账户
1 针对每个产品组,组织应建立并维护FSC信用账户,应在账户中记录FSC信用的添加和扣除。
2 组织应维护投入材料或产出产品的信用账户。
3 信用体系可用于立或多个实体地点。建立一个覆盖多个地点的集中的信用账号的条件如下:
a) 信用仅在相同的产品组享;
b) 所有地点都应在一个共同的所有权结构中立证书或者多地址证书的范围内;
c) 所有地点应在同一国家或在欧盟区内;
d) 所有地点应使用同一综合管理软件;
f) 所有参与交互地点信用账户的地点,在12个月的期限内,在其自身地点投入的信用至少达到10%
说明:FSC将监测在多地点水平上应用信用体系组织的环境,社会和经济收益和成本,并于2年后进行再评估。在多地点水平上应用信用体系的组织应按照FSC的要求来提供信息并参与到监测过程中。
如果产品是原材料或者是半成品,并且客户是通过FSC认证的企业,组织可只销售那些销售文件和交付文件中带有“FSC受控木材”声明的产品。
5.7 如果FSC声明和/或证书号码不能在销售文件或交付文件中体现,组织应通过补充文件(例如,补充信件)将要求的信息提供给客户,这种情况下,组织应得到认证机构的许可,并按照下列要求执行:
a) 应存在可以将补充文件和销售或交付文件连接的清楚的信息;
b) 不能够有使客户误解补充文件中哪些产品是FSC认证的,哪些不是FSC认证产品的风险;
c) 如果销售文件中包含带有不同FSC声明的多种产品,在补充文件中应为每个产品交互引用其FSC声明。
5.8 销售定制产品的组织(例如,木工,建筑承包商,建筑公司),不需要在补充文件中按照条款5.1对的要求那样列出FSC认证的产品,组织可为建筑或者其他相关服务提供补充文件。补充文件应包含下列信息:
a) 能够充分将服务与补充文件连接的参考信息;
b) 用于相关数量和FSC声明的FSC认证组成清单;
c) 组织的证书号码。
发包组织: 使用承包商进行FSC产销链证书范围内的任何活动的个体、公司或其他法律实体。
承包商:承包组织发包的FSC产销链证书范围涵盖的任何活动的个体、公司或其他法律实体。
受控材料:供应的投入材料没有任何FSC声明,这些材料已经按照标准FSC-STD-40-005 采购受控木材要求评估,符合FSC受控木材要求。
转换因数: 组织采用的一定转换过程的投入量和产出量之间的比率,转换因数是用产出量除以投入量计算而来,它用于整个产品或产品的每个单组分。
物: 另一种(主要)产品初级制造过程中产生的材料,来自同一批投入木材(例如,板材加工过程中产生的锯屑,木片)。
信用账户:应用信用体系的组织保存的一个记录,其记录信用数额的添加和扣除,目的是控制可以按FSC混合或FSC回收声明销售的产品数量。
信用体系: FSC控制体系,允许按信用声明销售一定比例的产出,符合声明投入数量和适用的转换因数。
1.目的
1.1为了更好的与供应商、客户和其他相关方沟通FSC事宜。
1.2及时快速处理相关FSC的投诉、并提出纠正和预防措施。
2.适用范围
供应商、客户和其他相关方对公司的意见及投诉的处置。
3.权责
3.1业务部负责与相关方沟通FSC投诉明细,记录相关意见。
3.2品管部针对投诉原因,对相关部门发出纠正与预防措施报告并对改善措施和效果进行纪录。
3.3各相关部门配合协调业务部的工作,快速处理投诉内容。
4.定义
无
5.作业内容
5.1业务部认真听取相关方关于FSC方面的意见与投诉,收到投诉的2周内告知投诉人收到投诉,并以文件的形式以记录,记录在《纠正和预防措施报告》中。
5.2品管部进行验证投诉资料或投诉信息,组织相关人员进行原因分析,落实各部门的具体纠正要求,并将要求改善的内容传达给业务部相关人员。
5.3品管部需在3个月内完成调查投诉,并说明回应投诉的计划行动。如果需要更长的时间完成调查,应通知投诉者及公司的认证机构;
5.4各相关部门针对投诉和在此过程中发现的影响遵守认证要求的缺陷,进行具体原因分析,提出采取适当的行动,做好各自的改善工作与改善计划。
5.5必要时,公司对相关受影响的FSC产品进行召回处理。
5.6投诉已成功解决或关闭时,业务部通知投诉者和公司的认证机构,并协同各部门持续改进。