企业数字档案室建设方案-数字档案管理系统平台-档案数字资源建设

企业数字档案室建设方案以适应信息化建设和档案事业发展要求为目的，以档案资源建设为核心，以档案信息化基础设施建设为支撑，以档案信息化系统为工具，以档案管理制度体系建设为手段，以档案信息化人才队伍建设和档案信息安全措施建设为**，实现“档案管理信息化、资源管理数字化、服务利用网络化、标准规范体系化”，提升档案工作在企业可持续发展中的地位和作用。
专久智能数字档案管理系统平台建设方案
根据《企业数字档案馆（室）建设指南》中电子档案管理系统建设要求结合集团企业档案信息化的相自身需要，建立符合企业数字档案室测评标准的数字档案管理系统平台。
实现档案系统与 OA、PDM 系统集成。通过实现档案与各系统间的无缝集成，保证各前端业务系统形成的电子文件实时归档接收，从而真正实现文档一体化和全生命周期管理；解决现行档案电子化问题。
通过系统集成方式，形成一体化管理平台，将档案系统整体嵌入企业信息化大平台，实现用户统一、一站式登录，为企业各类用户提供系统资源的合理利用。
通过集团企业数字档案馆（室）建设，为全企业各类人员提供了一个企业级资料信息、档案信息、知识信息共享的平台。通过分享、推荐等手段，对企业各类信息进行有效挖掘和利用。
专久智能数字档案管理平台功能
档案收集：支持在线、离线、自动等多种收集方式，可对各类文件信息进行收集并进行移交处理，支持电子文件元数据自动采集、四性检测等；将移交的文件进行整理，如：编号、批量修改、组卷、归档等工作；对批量数据进行电子文件加工、上传、核对等；管理日常各类非档案类资料，支持文件进行编辑和分类工作；对归档的档案数据进行管理工作。
档案检索：智能检索，对档案信息进行关键字检索，包括对文件级、案卷级和电子全文内容的检索；关联检索，具备关联关系的不同档案类型之间进行多级关联检索；卡片检索，对单独档案类型进行检索，可进行多条件叠加检索；高级检索，对档案信息进行多条件逻辑检索；同义词检索，检索结果显示同义词。
档案管理：档案管理，对归档的档案数据进行管理工作；EEP 封装，为电子文件提供统一的封装格式，保证电子文件及其元数据的完整合一性，实现电子文件的自包含、自描述和自证明；辅助管理，可发布公告、通知等消息；回收站，提供被删除文件的临时存储功能，可以进行恢复。
库房管理：系统具备 3D 虚拟档案模块，利用三维仿真技术，形象逼真的模拟档案馆的真实场景。可根据库房实际情况进行档案库房自定义，实现虚拟库房管理功能，包括库房空间管理、出入库管理、库房日常管理、库房统计等功能，可模拟实现各项实体档案库房管理功能。
档案保存：支持电子档案存储格式的转换，将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式。支持电子档案长期保存在线、离线等不同的备份方式。系统建设充分考虑电子文件长期保存要求，实现数字化成果的安全、可靠、长期的保存。支持定期鉴定、销毁管理、支持对存放电子档案存储介质的统一管理。
档案利用：支持按属性检索档案，具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多种检索方式、同义词自然语义检索；全文检索功能。支持电子档案数据浏览、借阅、可根据需要设置相关流程。支持开放利用设置、复制管理、可根据需要开发知识管理功能，支持档案信息的知识标签、知识地图、档案信息主动推送、申请推送等主要功能。
业务管理：全宗管理，设定单位全宗号及全宗名称；流程管理，对借阅流程 、移交流程、销毁流程的设置功能；全文检索配置，建立更新索引库，实现内容检索；目录树维护、数据转换对应维护、数据转换等功能。
专久智能档案数字资源建设方案
本项目需要对档案室现有纸质档案进行数字化加工建设，需要完成档案整理和数字化加工标准编制：编制符合档案业务管理特点的标准规范，具体包括且不限于实体档案管理标准、数字化加工数据标准、档案质量管理标准、档案安全规范等。按照数字档案馆建设标准，馆藏档案数字化率达到 90%以上。
纸质档案数字化加工是指利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。其优点主要表现在：纸质文档信息进行数字化处理后，可以保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文档库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询，同时纸质档案进行数字化之后，原有的档案可以保存起来，不再受人为的损坏，得到有效的保护。
专久智能档案数字化加工流程
档案数字化流程包含档案出库、目录建立、报表输出、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、数据抽验、整体质检、数据备份、数据移交、成果管理、装订还原、归还入库，整体闭环管理。
专久智能企业数字档案室建设方案还包括基础设施建设，如符合B级机房标准的机房设备建设；符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所，如档案数字化加工场所和电子阅览室等；结合本单位实际，形成本企业基于数字档案馆（室）的电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求等。