档案整理注意事项

一、整理分类
归档文件应是原件，文件应包括文头、公章、**签发、文件处理单等
归档文件应按年度、密级、保存期限分开整理
【注意：保存期限为：Y-永.久、D30-30年、D10-10年】

二、分类组卷
归档文件应按年度、秘级、保存期限分开整理后，再分类组卷按件归档。
分类：以部门为单位，一个部门一类或多类，对应分类号（见附件）
组卷（部门处室分工明确时，可按需组卷。文书档案一部门一卷）：
文书档案：一个部门、一年一卷，件号1.2.3顺沿
教务档案：按教务分类组卷
科研课题：按课题、课题流程组卷
基建档案：按工程，一个工程或一个工序一卷

三、件的构成和件内顺序
（一）件内文件构成。
一般情况下一份文件为一件。例如：正文、附件为一件；文件正本与定稿）为一件；转发文与被转发文为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）可为一件或也可独立分两成件。
【注意：1、文件只保存一份，请剔除复件。2、正式文件签发出文前，请**签发批阅的定稿也要保存。3、文件处理单做为文件组成部分。】
（二）件内文件顺序。【正文、结果的部分在前面】
正式文件-正式文件附件-文件处理单-送审定稿-送审定稿附件（中文本在前，外文本在后；复文在前，来文在后；转发在前，被转发在后）

四、排序：分类组卷后，分别将永.久、30年、10年的档案按照文件形成的先后顺序排列。

五、装订
档案整理时要拆除掉原文件上的订书钉、曲别针等金属装订物，统一使用不锈钢订书钉固定于文件左上方。

六、编页
编页就是统计每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。

七、加盖归档章
按照归档年度和保管期限，在每一件文件的首页右上方空白处加盖归档章，并填写内容。

八、编目
按照归档文件目录样式编制目录。主要内容有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。目录一式两份，1份签字盖章随档案送交档案馆。【目录一定要和文件相对应；若文件有需要说明的内容请在备注栏中标出，比如缺页、却底稿等情况】