活动前必须准备七笔资金

　　俗话说，兵马未到，粮草**，精心活动策划是策划一个成功的大型活动的必要条件，但一旦资金受到质疑，就会扰乱整个策划组织，重点是推迟日期，使整个活动策划工作不能顺利进行。提醒您，如果失败，您需要提前准备以下七项必要资金：

　　1。运输费用

　　运输成本可细分为：

　　(一)出发地至营业地的运输费用，包括航班、铁路、公路、客船以及目的站、机场、码头至住宿地的运输费用;

　　(2)会议期间交通费——主要为会议地点交通费，包括住宿地到会议地点的交通费、会议地点到餐饮地点的交通费、会议地点到商务地点的交通费、公交车的交通费。调查和其他参与者可以使用的预定交通工具。

　　(3)欢迎运输和回程运输——包括从航班、铁路、公路、客船和住宿到机场、车站和港口的运输费用。

　　2。会议室/房间费用

　　具体来说，它可以细分为：

　　(1)场馆布置租赁——一般来说，场馆租赁已经包括一些常用设施，如激光笔、音响系统、桌椅、讲台、白板或黑板、油笔、粉笔等，但有些非常规设施没有覆盖——如投影设备、临时装饰、展览用房等。在增加非讲台台词时，还需要增加一些台词。

　　(2)会议设施租赁费-其中一些费用主要用于租用特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动同步翻译系统、场馆显示系统、多媒体系统、视频设备等。在租赁时，一般需要支付一定的设备使用安全费，包括c。设备的技术支持和维护。值得注意的是，在租赁设备时，应对各种性能参数提出具体要求(通常由专业会议服务公司咨询，以获得较合适的性价比)，否则会影响会议。此外，由于品牌、产地和历史的不同，这些会议设施的租金也会有很大的差异。

　　(3)场馆安置费-如果不是特殊要求，一般来说，其中一些费用包含在场馆租赁费中。如果您有特殊要求，可以咨询专业会议服务提供商。

　　(4)其他支持成本-这些支持通常包括广告和印刷、礼仪、秘书服务、运输和仓储、娱乐和医疗保健、媒体、公共关系等。根据这些支持的临时性，如果会议组织者离开寻求这些行业的支持，成本可以是**市场价格。如果是专业的会议服务商务代理，会得到较低的价格和专业的支持。

　　对于这些单独的服务支持，组织者应尽一切努力细化需求，并分别签署服务协议。

　　三。住宿费

　　住宿费用应该是可以理解的——值得注意的是，一些住宿费用是全价的，其中一些需要额外的税。对于会议，住宿可能是主要费用之一。寻找专业的展览服务提供商通常可以获得更好的折扣。

　　正常的住宿费用不仅与酒店星级标准、房间类型等因素有关，还与房间内开放的服务项目有关，如长途通信、洗衣、迷你吧饮料、一次性洗衣房换洗、互联网，以及水果提供的同等服务是否开放。会议组织者应明确酒店应关闭或开放的服务项目和范围。

　　4。餐饮费

　　会议的餐饮费用可以是简单的，也可以是复杂的，这取决于议程的需要和会议的目的。

　　(1)早餐

　　早餐通常是自助餐，当然也可以吃桌上式的饭菜，费用可以根据人数计算(但考虑到会餐的特殊性和原材料的准备，预计人数和实际就餐人数不应相差15%，否则重新安排蚂蚁有理由拒绝实际的就餐人数，而是根据预定人数收费)。

　　(2)、午餐和午餐

　　中餐和中餐完全属于正餐。可采用数字统计自助餐、桌上核算圆桌的方式，如果组织者想自己购买饮料而不是由餐厅提供，餐厅可以收取一定的服务费。

　　(3)酒水及服务费

　　一般来说，如果在高星级酒店餐厅用餐，餐厅拒绝赞助商自带酒水，如果可以自带酒水，餐厅一般需要增加服务费，在高星级酒店举行会议宴会时，服务费一般在基本合作基础上增加15%左右。消费水平。

　　(4)茶歇

　　从根本上讲，成本是按人数计算的，可以提出不同时期茶歇的餐饮组合，组织者建议的茶歇价格一般包括服务人员的成本。如果组织者需要非程序性服务，可以根据需要计算。一般来说，茶歇的类型可以分为两类：西式基本上是咖啡、红茶、西式小吃、水果等，而中式主要是开水、绿茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果和点心。

　　(5)友谊聚会/舞蹈

　　事实上，聚会/舞蹈的会计核算比单独的聚会要复杂得多。只要宴会有一个良好的标准和计划，就可以很容易地计算出会计学。但是，会计学设计的接待/跳舞的场地和项目支持，其会计学可能需要较长的时间来确认。

　　(6)其他-小吃、水果和有色葡萄酒

　　5。视听设备

　　视听设备的成本一般可以忽略不计，除非是在室外进行。如果为了公共关系需要在室外计算视听设备，则视听设备的核算将更加复杂，包括：

　　设备本身的租赁成本通常按天计算。

　　技术人员设备支持费用的运输、安装、调试和控制，可由展览服务机构管理。

　　来源-主要是背景音乐和娱乐音乐的选择，可以由组织者带来或由代理商委托。

　　6。演员和节目

　　一般来说，它可以根据项目选择后的业绩数量来计算——会计的数量与业绩的难度和参与者的数量呈正相关。如果在适当的地点有固定的业绩，会计就非常简单，并且与n呈正相关。观看表演的人数-除了特殊或包装的表演。

　　7。其他费用

　　其他费用是指临时组织在展览过程中发生的费用，包括印刷、临时运输和搬运、纪念品、模型和礼仪服务、临时道具、传真和其他通信、快递服务、临时保健、翻译和导游、临时公务车等。使用、汇付等，杂费核算难以计划。一般来说，不可预见的费用可以作为一种流动的处理方式加入到会议费用的核算中。