**个指的是参会嘉宾的确定，直至嘉宾正常出席发布会。

嘉宾的确定，往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约，并且随时确定嘉宾的排期与动态，能有专人维护对接，直至对方出席发布会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满，在一对一对接的情况下，首先能与嘉宾保持密切联系，显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排，保证嘉宾按时到场。

*二个，指的是参加此次发布会的观众，需要从宣传到报名结束，保证此次发布会的参与人数。
发布会观众的招募，也需要在策划发布会前就开始进行，且在预热期结束时，就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验，招募观众的数量，大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天较有可能部分观众因各种原因无法参加活动，即使各位观众都按时到场了，我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。

*三个，指的是活动现场的工作人员，现场人员的分工，各司其职，保证发布会活动的顺利召开。
发布会工作人员的确定，需要在发布会预热期结束前确定好。列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人，专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时，随时可以联系相关负责人，协助解决。
02、物料的准备
物料的准备，主要包括两种：
**种是指的发布会前期的宣传物料，如之前说的邀请函，创意视频等；
*二种，指的是发布会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。
因为这些物料都需要一定的制作周期，比如视频，需要经历脚本文案的确定，拍摄，剪辑，***终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选，打样，批量制作，运送等过程。

每一种物料的确认，一般都还需要公司**的拍板。因此整个周期非常长，物料准备的截止时间，就是预热期结束时，也就是说，发布会**天，所有的物料，必须全部准备到位。
03、场地的准备
场地的准备，包括两个步骤，第一步是策划发布会阶段，需要挑选合适的活动场地。*二个是，发布会召开前夕，发布会现场需要布置完毕。
常见的发布会场地，按照人数规模不同，一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时，需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素，挑选出一个性价比***合适的场地。
在布置发布会现场时，需要提前设计布置方案，合理规划发布会现场的各个区域，包括检票区、活动会场、互动展示区等，活动会场又分为**席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素，这些也需要考虑好。如果预算足够的情况下，布置场地的工作，交给一个靠谱的外包供应商来做，往往效果看起来会更专业，主办方也能更省心。

综上，当我们考虑周全并执行了一整套的发布会筹办内容后，包括3个核心和两条线：发布会主题、发布会当天活动环节和发布会嘉宾、发布会宣传线和发布会资源落地线。此次发布会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现，我们完成由内而外，从核心到整体的筹办工作。这样的一个思路，对除了举办发布会之外的大型活动，也能起到一定的借鉴意义。