一家公司的总经理告诉我,过去几年已经导入过二套电脑系统(MRP,MRPII的时代)都失败了,此次导入的ERP系统一定要成功。要成功的导入ERP系统,可能要具备许多好的因素。 但失败的因素可能归纳成下列几点:
一、选择的ERP系统不适用使用者在选择ERP软件系统之前,并没有充分了解自己的需求,产业的特性,经营的方式如存货生产,订单生产或订单装配,管理的方式,以致于后来发现系统无法用到实际的作业上,使用者只好以人工或其他方式代替。 日子久了,系统就荒废了。
二、使用者不了解ERP是什么由于系统的使用者和高阶主管在购买ERP系统或导入前,并没有接受充分的ERP教育训练,对ERP的认识和了解有限,只知其然而不知其所以然,只看到局部的功能,缺乏对整合系统的宏观认识。
三、使用者抗拒新的系统人是习惯的动物,使用旧的系统非常熟练,如资料栏位,报表格式都很清楚,一旦启用新的ERP系统又要重新学习和习惯,因此抗拒使用新的系统,并认为没有旧的系统好。
四、高阶主管不了解,没支持,口惠而实不惠(lip service) 许多高阶主管本身对ERP系统的认知也属有限,又做不到“不耻下问”,也不是每天作业的执行者。 因此认为只要批准购买ERP系统就是支持,或是只有口头上的支持。 在开ERP相关的会议时很少出席,列席指导,与底下的人脱节。 其实,在导入ERP系统时,有许多公司的作业流程也许要改变,部门组织的权责也许要重新定义,这些都需要高阶主管的支持。
五、基本资料不正确 诚如一句资讯的名言:「垃圾进,垃圾出」。 如果ERP系统使用的资料不正确,例如料帐不准,料号编码错误,用料表(BOM)不准,工程设计变更(ECN)没有及时维护,订单输入错误…等,都会造成电脑计算的结果错误,使用者(user)对于ERP系统输出的资料缺乏信心,ERP系统的成效就大打折扣。
六、公司政策和流程不变许多公司使用新的ERP系统,但仍沿用过去的政策和作业流程来管理;旧酒装新瓶。 在导入ERP系统之前宜对原有的流程再检视评估,并予以标准化或简化,才可发挥新系统的优点。
七、对ERP系统的期望低 如果高阶主管或一般使用者(user)对于ERP系统的期望不高。 例如只做一般存货异动控制、会计、财务的功能和报表,而忽略ERP系统对于提升企业的竞争优势,提高客户服务水准等有所助益,则ERP系统可发挥的功效就有限。
八、使用者不会用,不使用对于一些初次接触ERP系统的使用者(user)而言,若没有先接受充分的教育训练,就无法去使用ERP系统。 例如要开汽车的人,必须要先具备驾驶的能力,不管他/她未来是开那一厂牌的汽车。九、缺乏定期的绩效评估导入ERP系统之后,对于企业的营运是否产生好的效益,应该经常评估,例如存货是否下降、准时交货率是否提高、生产排程的达成率是否提高…。 只有透过定期如每月的绩效评估,才能知道如何改进。一般企业在导入ERP系统时,若能消除上述九点失败的因素,则成功的机率就大为增加。
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