分析仪器设备包括辅助设备的日常管理、技术管理是每个实验室面临的重要任务。实验室认可准则对仪器设备的配备、校准、使用、标识、档案管理等也提出了明确的要求。如何结合实验室的实际情况, 做好仪器设备的科学管理, 不仅关系到实验室的运行成本, 也关系到检测/校准数据的可靠性和准确性, 甚至关系到实验室的生存和发展。因此, 分析仪器设备科学合理、高效有序的管理显得非常重要。
一、仪器设备管理的任务
仪器设备的管理应从制定有效的管理制度入手, 从仪器设备的配备 (采购) 、验收、使用、维护和保养、检定/校准等方面做好*的管理。做到以预防为主, 维护保养和合理使用相结合, 充分发挥资源的优势和效益, 实现仪器设备管理的科学化和合理化, 确保分析检测/校准工作的正常开展和检测/校准数据的质量。总体而言, 仪器设备管理任务主要有:合理配备, 正确使用, 定期维护保养, 定期检定/校准等。具体来说应做到:
(1) 遵循工作上适用、技术上先进、经济上合理的基本原则, 合理配备分析仪器设备, 主机、附件等配套齐全。
(2) 分析仪器设备应及时安装调试、验收、尽快投入使用, 发挥应有作用。
(3) 做好分析仪器使用、维护和保养, 确保设备的正常运行, 一旦出现故障及时修复。
(4) 做好分析仪器设备定期检定/校准和结果的确认以及期间核查工作, 保持仪器的校准状态, 修复后的仪器应再次检定/校准后使用。
(5) 合理利用仪器设备资源, 实现内部资源共享。
二、仪器设备管理的内容
仪器设备的管理内容很多, 通常可概括为采购管理、日常管理、技术管理、经济管理等4个方面, 如图1所示。本文主要涉及与检测/校准工作质量密切相关的日常管理和技术管理两方面内容, 下面分述之。
三、仪器设备的日常管理
1. 实验室应建立仪器设备管理制度
建立健全分析仪器设备管理的规章制度, 如设备使用和保管规定, 设备安全操作规程, 设备操作安全规程 (主要指涉及操作人员人身安全的辐射、高压、生物安全的设备) , 设备维护保养规程, 设备调拨、借入借出制度, 设备共享制度, 设备事故处理和报废制度, 实验室内务管理制度, 大型、精密和贵重分析仪器设备的档案管理制度等, 从而使分析仪器设备的管理工作有据可依。一般化学实验室尤其是检测实验室配备的仪器设备种类繁多, 既配备大型的价值很高的分析仪器, 如质谱仪、色谱仪、光谱仪等, 又配备分光光度计、p H计、温湿度计等中小型设备, 还配备诸如玻璃量器、移液器等低值易损设备。根据仪器设备的价值分类管理, 可分为低值易损、中小型仪器和大型精密仪器三类, 实验室应提出各类仪器设备的管理要求, 制定相应类别的管理规定并分类管理, 明确各使用和管理相关部门及人员的职责、各项管理工作内容和程序等。通常实验室应*设备管理员, 负责分析仪器设备的总体管理工作, 如建立台账、标识管理、仪器检定与仪器校准计划的编制和监督执行、仪器设备档案的管理、事故处理和仪器设备报废等工作。
2. 实验室仪器设备的账目管理
仪器设备是实验室的主要资源, 作为实验室的固定资产, 可按入账时间、类别以及使用等建立各类账目。如可以按仪器设备的购进、入库、调拨、借用、报废等时间顺序建立流水账, 为仪器设备的流动过程提供可靠的原始资料;也可依据仪器设备的分类进行登记建立分类账;还可依据仪器设备的使用部门或存放地点以及分类登记建立分户账;以及按照体系运行要求建立台账等。仪器设备应按照相关要求进行分类编号、登记, 将一性编号分别填在仪器设备及附件的入库单上。黏贴在仪器设备及附件上的编号要醒目、整洁、统一, 以便查看。
3. 仪器设备的保管、调拨、借入借出、事故处理和报废管理
实验室应按规定的要求, 对于不同类别的仪器妥善保管, 大型精密分析仪器一般需要*专人负责保管。仪器设备的调拨、借入借出应有书面申请, 并经主管部门相关负责人批准后实施, 并保存相关记录。仪器调拨后其账目也应进行移交。对借入借出的仪器需要建立独立的账目和档案记录。对拟借入的外部分析仪器设备需要预先对仪器设备的性能进行核查、验收, 应由借出单位对拟借入仪器设备的状态予以确认, 签订租借合同, 合同期限不应小于一个评审周期, 并将所借入的仪器设备单独建档。实验室向外单位借出的分析仪器设备, 也应按规定办理手续。对返回后的仪器设备, 实验室在使用前应对其功能和校准状态进行核查, 确保显示满意结果后, 方可投入使用。若仪器设备使用中发生事故, 需要**时间报告相关负责人, 积极采取有效措施避免更大损失, 同时按照有关规定程序进行处理, 必要时对已产生的数据进行核查, 确保检测/校准数据的质量, 保存好所有处理记录。当分析仪器设备达到使用年限或有替代设备时可予以报废, 由于某些原因损坏而不能或不必修复时也应予以报废。实验室应按照程序进行报废, 已报废仪器设备, 在实物账目中应予以注销。若报废仪器设备中的一部分可以降级使用的, 可以将某些零部件拆卸下来留作他用, 使资源能循环有效利用。
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