大大小小的公司都必须注意他们的出口流程，以确保遵守管理其业务的任何相关法规。这使您免受国内外海关当局的麻烦，并且通过较大限度地减少可能影响您的底线的任何风险，使您的业务尽可能顺利地运行具有财务意义。
今天的文章概述了九项关键活动，表明您是一名认真对待出口合规的贸易合规专业人士。
1. 您为贵公司创建并维护书面出口合规计划 (ECP)。
这也许是出口合规专业人士较基本的活动。出口合规计划 (ECP) 是您的团队针对与合规相关的所有主题的正式书面指南。它用作特定流程的手册，例如：
公司中谁负责出口文件和合规任务，他们是如何接受培训的？
处理国际货运所采取的行动顺序是什么？
你们提交电子出口信息 (EEI) 的程序是什么？
在出口国和进口国清关过程中出现的问题如何处理？
您如何审查潜在的供应商、分销商和其他供应链合作伙伴？
您如何对潜在的外国客户进行限制方筛选？
您如何使用正确的代码（例如 HS 代码）对您的产品进行分类？
您如何确定是否需要出口或进口许可证？
申请出口或进口许可证的程序是什么？谁负责？
2. 您定期对合规流程进行内部审计。
我有一个喜欢园艺的朋友。在明尼苏达州，冬天变得很冷，所以她把植物带到她的房子里，冬天把它们放在室内温室里。她很注意她的植物——她每天检查它们，以确保它们的环境在正确的温度和湿度下得到优化。她剔除表现不佳的植物，修剪多余的树枝和枯叶。如果她发现营养过剩的迹象，她会减少她添加的肥料量。如果她发现营养水平太低，她会在下次施肥时相应地添加更多。
对您的出口合规程序进行定期内部审计是一个类似的原则。尽管您可能不会每天都进行自我审核，例如照料植物，但您有责任确保您的书面程序得到遵守并做它应该做的事情。您的程序中的某个步骤是否被证明是过度的或无效的？删除该步骤并考虑用更合适的操作替换它。部门之间的业务项目沟通方式是否存在差距？考虑在您的书面计划中阐明沟通程序。定期对您的合规程序进行内部审计是您 ECP 的一个组成部分。
3. 您有一个一致的流程来创建和存储导出文件。
您会惊讶于与我交谈过的许多公司缺乏创建和存储出口文件的集中流程。当被问及他们是怎么做的时，我经常得到类似的回答：“我们使用在网上找到的 Word 和 Excel 模板。” 或者，“我们从货运代理和经纪人等不同来源获得各种可填写的 PDF。” 当依赖这些方法时，组织通常意味着文档散落在桌面上的无数文件夹中。此外，以这种方式操作时，您严重依赖第三方的文档模板，这些模板可能会也可能不会满足您的合规性要求。
4. 您定期进行合规性筛选并将其记录在审计跟踪中。
您的物品可能需要出口许可证才能在国际上运输。检查您的物品是否有出口控制分类号 (ECCN) 很重要，因为带有 ECCN 的物品可能需要商务部的出口许可证，具体取决于目的地国家。或者，如果他们拥有美国**品清单 (USML) 类别，则需要获得**的许可。您应该具备运行出口许可证筛选的能力，以确定项目是否需要许可证。
此外，能够进行筛选以确定您需要哪些运输文件，并进行筛选以确保您不与任何**限制方名单上的实体开展业务，这是任何合规计划的重要组成部分。
5. 您熟悉监管您的出口交易的**机构以及申请出口许可证和其他授权的流程。
有多种**机构可能会控制您的出口。熟悉这些代理机构是了解您的公司在国际运输产品时需要什么的关键。出口合规官员应具备商务部出口管理条例 (EAR) 的工作知识，如果您要运送与*或太空相关的物品，则应了解**的国际武器贸易条例 (ITAR)。根据您所在的行业，您的货物可能由其他机构控制，例如美国农业部 (USDA)、食品和药物管理局 (FDA) 或酒精、**、火器和爆炸物管理局 (ATF)
6.您了解与出口相关的关键术语。
那些刚接触国际贸易的人可能会被出口时使用的各种首字母缩写词和术语轰炸，例如“BIS”、“EAR”、“ITAR”等。理解这些术语可确保您的团队准确理解所传达的内容。
7. 尽量减少对第三方的出口合规性依赖。
正如美国商务部工业和安全局 (BIS) 在其出口合规指南中所述，“出口管制合规不应外包给您的货运代理。” 作为出口商，您对您的出口文件和电子出口信息 (EEI) 申报的准确性负有法律责任，无论您是否聘请另一方进行这些工作。
8. 您熟悉可帮助您的团队了解出口合规性的指南、网络研讨会和视频等资源，并且具备就出口合规性主题培训新员工的能力。
互联网是名副其实的进出口信息宝库。谷歌当然是一个很好的起点，但你应该熟悉特定的资源，而不仅仅是谷歌搜索一个术语并希望获得较好的结果。此类资源包括：
美国商业服务的国家商业指南
工业和安全局的出口合规指南
国际商务培训全天研讨会和网络研讨会
9. 您能够获得管理层对出口合规重要性的认同和一致承诺。
有效的出口合规专业人员能够向管理层展示出口合规如何影响公司的底线。鼓励**执行官签署贸易合规承诺声明是管理层展示其认真态度的有效方式。实施合规员工和主要利益相关者之间的定期会议以审查和消化较新的监管主题是另一种行之有效的策略。
如您所见，有许多领域值得贵公司的合规团队关注。无论您是在一家拥有专门贸易合规部门的大公司，还是一个拥有许多不同职位的员工的小型团队，出口合规对您的底线都很重要。我希望这些提示对您有所帮助。
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