又是一个开学季。“每回收到来自学生或家长对较早付款事项的询问时，我都非常焦虑。试图在大量归档的文件中找到某个特定的付款收据，尤其是过去的旧单据，有时需要花费半个钟头。”Helena说，“我希望自己能够迅速回应学生或家长的询问，我不想让他们等太久。”

     Helena任职于一所国际学校，该校每月的学费可以通过直接付款或汇款的方式支付，在完成收款过程后，所有的付款收据会被邮寄到总部进行整理和存档。这不仅让存储空间不断膨胀，也使得文档检索效率十分低下。该校曾试图通过使用公司的电脑和扫描仪将文档电子化来解决这一问题，但是这一过程总未得以实现。校方负责人说：“由于每个扫描的图像都存储在一个文件夹中，而这些文件夹必须要为不同的学校分别存储。实践证明，在这项工作中所涉及的庞大工作量是一个主要的障碍。”

     利用更换多功能复合机的机会，该校导入了柯尼卡美能达的解决方案，包括彩色多功能复合机、硬件基础设施（如服务器）、用于分类扫描文件的软件以及文档管理软件，用户只需在扫描付款收据时选择相应的学校文件夹，扫描的文档就会自动分类并保存到特定的文件夹中，显著节省了存储空间，免去了分类扫描文件的麻烦；将过去存放在纸箱中的所有付款收据转化为电子文档，使得文件搜索能力得以大大改善，并且大幅减少了查询响应时间。

“现在，文件夹中只存储较近的付款收据；过去存放在纸箱中的所有旧文档，现在都存储在主服务器上。这意味着，我们不必再担心存储空间的问题了。” Helena高兴地说，“一旦收到追溯付款收据的质询，我们现在可以立即做出响应，而*让学生或家长等待”。文档管理解决方案，让我更迅速地应对工作！

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